“內容”一詞，源于出版媒體業，書報雜志、唱片影帶里的創作，叫做內容，所以早期的內容管理CM(Content Management)，偏向出版產品的管理，以儲存、流程、 元數據(Metadata)為要件來制作系統。儲存多以關連式數據庫的方式，也有的以一般數據文件方式儲存，或者是根據需要兩種并存。內容從制作編輯到成品儲存，都需經過或多或少的加工過程，有的是單線的簡單流程，有的是分叉多線的并行操作，各種流程不同、相差甚遠。至于元數據，是對內容的描述，如作者、日期、關鍵詞、媒體種類、版權等，都以XML標記的方式記錄，來達到跨媒體出版與個人化出版的目標。

內容管理在幾年前，還是一個通稱，因為還沒有任何單一的系統，能適用于所有出版媒體內容的管理。各種內容雖然在數字化之后都是電子數據，應可用數字管理方式來處理，但在應用的層面上，卻復雜得多。內容從制作、分送、到儲存，生命周期的每一階段，在處理上都有不同的需求。所以，這時的 內容管理系統，是以個別出版媒體為主的。

隨著網絡的普遍使用，企業內部信息的流通加速、文案與資料數量增加，象電子郵件、從Lotus Notes來的資料、網上討論、實時簡訊、Office文案，甚至是印刷資料的內容，即使不是出版媒體機構，也有加強管理這些資料的必要性。于是，“內容”就由原來的出版媒體內容，擴大成企業內部全部資料信息的內容了，同時也產生了“企業內容管理” ECM的新名詞。

ECM常被視為知識管理KM(Knowledge Management)的基礎建設，知識管理是企業由下而上、累積智能的系統方法，已有16年的歷史，雖然在技術與方法上不斷演進，但在實際應用中因投資回報不易評估，更需企業文化的配合，讓大家養成知識與人共享的意愿，所以發展并不迅速。

除了前面提到與內容相關的各種管理，這一兩年，另外出現了M字頭的管理概念與系統，象客戶關系管理CRM、 供應鏈管理SCM、 人力資源管理HRM，以及雖沒有M但歸在一類的企業資源計劃ERP和企業網絡入口EIP。這么多的管理，所產生的信息與數據，自然更要納入企業“內容”的體系了。所以，企業的“內容”范圍越來越大。

但這么多名詞、概念與系統，不但企業用戶弄不清楚哪一個做什么事、與別的系統有什么關連，就連制作推銷系統的業者，也未必區分得清楚，而且系統越發展越有重疊走勢。況且每類系統涵蓋的都不小，都打算以高投入構建一個適用全企業的大系統。但經驗告訴我們，這樣的系統太昂貴、發展太耗時，尤其是構建集中式大型數據庫，增加了系統的復雜程度，且風險也在提高。

就在這時候，出現了另類的思考。如果制作一個新的系統，把上述提到的那些M放進去，則多半是由上而下的結構，也就是把下層原來運行的系統、原來分散在各處各種格式的數據，移植到上層，建立一個龐大系統，形成一個龐大的集中式數據儲存庫，這樣，工程浩大是在意料之中的。但是，一個創新的構思正好相反，是從下而上，下層的原有運行的系統與數據，不論分散在什么地方、也不論什么格式，都可以維持不動、繼續運行。然后用轉換的方式，把數據轉換成中性如 XML的格式，作為與別的系統銜接溝通的共同語言，再由一個信道把這些系統串連起來。

概括來說內容管理，是把現有各個底層的數據，建立一個共同的目錄控管機制，各個系統處理數據的軟件，都依此目錄配送，使數據流動橫跨各系統，既不必制造一個集中的龐大數據庫，也不必更改現有系統的運行。這種模式的建立，自然較傳統的作法省時省錢，風險也大為降低。Agari的Mediaware系統即是一例。

內容管理的順暢，有賴于內容的結構化，因為只有結構化，才能對內容分類、索引、排序、搜尋。利用XML相關工具，來制作結構化的內容，正是內容管理的基礎建設。這項基礎建設，無疑是內容管理的重要程序，也是一項十分艱苦的工作，更是實時企業所需要付出的代價。